摘要：考试成绩是教务系统领导分析学校教学质量是一个重要的参考，如何方便快捷地做到大量成绩数据处理的准确性、时效性，以提高工作效率呢？
关键词：数据分析，成绩管理，计算，统计
在中职院校每学期期末对学生进行学习质量测试是学校教学工作的一个重要环节，考试结束后及时对学生的考试成绩进行分析、统计、汇总，掌握学生学习质量现状，对教务系统领导分析学校教学质量是一个重要的参考，数据统计的准确性也会直接影响学校领导的决策与思路。面对诸多的统计数据，许多教师感到了很大的压力，当数据统计跨越几个专业许多班级时，如何方便快捷地做到数据处理的准确性、时效性，以提高工作效率呢？
在成绩管理中一般包括统计分析每名学生的总分、平均分、名次、每门课程的不及格人数、根据成绩发放学生奖学金的人数等，通过多年的工作实践，在有限的工作条件下，借助EXCEL中强大的数据统计、分析、处理功能，合理利用和掌握EXCEL的函数，能够快速、高效地实现学生成绩的统计处理和分析。
数据的输入
在第一行输入表格的列标题：座号、学号、姓名、语文、数学、英语、解剖、生理、体育、总分、平均分、名次等。如下图：
然后依次输入原始数据，此表共输入69名学生的成绩。在输入过程中发现有两个技巧：1、座号和学号的输入可以采用EXCEL中的填充柄“+”快速填充；2、通常会遇到行数比较多，一旦向下滚屏时，上面的标题行就会跟着滚动，这样在处理数据时往往难以分清各行数据对应的标题，这时就可以利用EXCEL“窗口”菜单中的“冻结窗格”这一功能把标题行冻结来解决这个问题。
总分的计算
单击第一名学生总分所在的单元格J2，输入“=SUM(D2:H2)”，表示单元格D2，E2，F2，G2，H2求和，或者直接采用工具栏里的求和函数Σ，选定单元格D2到H2进行计算。其余学生的总分采用公式填充，用填充柄“+”直接垂直拖动或双击填充柄计算即可。
平均分的计算
单击第一名学生平均分所在的单元格K2，输入“=AVERAGE(D2:H2)”，表示单元格D2，E2，F2，G2，H2求平均，或者直接采用数学公式在K2单元格中输入“=J2/5”，表示总分除以课程门次。其余学生的平均分同样采用公式填充，用填充柄直接垂直拖动或双击填充柄计算即可。
名次的排列
名次一般排列的规则是：总分成绩最高者名次为1，成绩相同则名次也相同，随总分成绩递减而名次依次加1。
1、最简单的方法是采用“数据”菜单中的排序命令。以该班69名学生的总分为例进行名次的排列，选定表格，在该表中选定单元格A1到L70，单击“数据”菜单中的“排序”命令，在主要关键字下拉列表中选择“总分”，再选“降序”，确定后所有学生的总分会从高到低进行排列，再使用填充柄给名次L列填充上数字，但是这种方法有个缺陷：对于并列的名次无法进行统计。
2、第二种方法是采用RANK函数。RANK（X，Y，Z）函数中有三个参数，第一个参数X为某名学生的总分所在单元格，第二个参数Y为整个班级总分所在的区域，第三个参数Z是可选项，表示统计方式：Z为0或缺省，表示名次从高到低排列；Z为1，表示名次从低到高排列。该表中可在名次列L2中输入“=RANK(J2，$J$2:$J$70,0)”，第一名同学的名次算出后，使用填充柄垂直拖动可计算出其他同学的名次。这种方法有效地避免了并列名次的错误显示。
人数的统计
应参加考试的人数统计
利用函数COUNTA统计本班的应考人数(总人数)，因为函数COUNTA可以计算出非空单元格的个数，所以我们在利用此函数时，选取该班学生名字所在单元格区域(C2～C70)作为统计对象，就可计算出本班的应考人数(总人数)。在名字的最后一个单元格输入“=COUNTA（C2：C70）”即可计算出应考人数。
2、缺考人数的统计
我们在输入成绩时，一般情况下，缺考的人相应的科目的单元格为空就可以了，是0分的都输入0。
用函数COUNTBLANK统计某科的缺考人数。单击存放某科缺考人数的单元格D72，输入“=COUNTBLANK（D2：D70）”，即可计算出缺考人数。其他各科的缺考人数用填充柄水平拖动即可计算。
六、单科最高分、高低分的计算
利用函数MAX和MIN进行计算，在某科的最高分所在单元格中输入“=MAX（D2：D70）”即可计算出该科的最高分，同样在某科的最低分所在单元格中输入“=MIN（D2：D70）”即可计算出该科的最低分，其他各科的最高分和最低分可用填充柄水平拖动进行计算。
七、各分数段的人数统计。
(1) 统计90分(包括90分)以上的人数(表中为“90分以上”)：单击存放此统计人数的单元格D75，输入“=COUNTIF（D2：D70，”>=90”）”即可统计出包含90分以上的人数，其他各科90分以上的人数可用填充柄水平拖动进行统计。
(2) 统计大于或等于80分而小于90分的人数(表中为“80～89分”)：单击存放此统计人数的单元格D76，输入“=COUNTIF（D2：D70，”<90”）- COUNTIF（D2：D70，”<80”）”即可统计出此分数段的人数，其他各科的人数可用填充柄水平拖动进行统计。
(3)用同样方法，只要在D77、D78、D79三个单元格中，分别输入下列公式：
=COUNTIF（D2：D70，”<80”）- COUNTIF（D2：D70，”<70”）
=COUNTIF（D2：D70，”<70”）- COUNTIF（D2：D70，”<60”）
=COUNTIF（D2：D70，”<60”）
即可统计出 “70～79分”、 “60～69分”、“小于60分”，这三个分数段的各自的人数。
八、不及格率的计算
每门课程的不及格率可以用不及格人数除以实际参加考试人数进行计算，在该表中我们计算出了应参加考试的人数和缺考人数，那么实际参加考试的人数就是应参加考试的人数减去缺考的人数，所以在存放单科不及格率的单元格D80中输入“=D79/（C71-D72）”，回车即可得出该科的不及格率，同样其他各科可输入“=E79/（C71-E72）”、“=F79/（C71-F72）”等。再把单元格的格式通过“格式”菜单中的单元格命令设置为：数字类型为百分比即可。
九、突出显示不及格的学生科目
在中职院校中考试不及格的课程通常要参加补考，为了突出显示要补考的科目，可以使用“格式”菜单中的“条件格式”命令，选定成绩区域，把小于60分的成绩用红色突出显示，如下图所设：
单击“确定”后所有不及格的成绩用红色显示。
十、筛选出所有需要参加补考的学生
只要有一门缺考或不及格的学生都要参加补考，由于缺考学生的成绩用空白显示，筛选命令无法把空白筛选出来，所以首先要先把缺考学生的空白成绩用数字替换，比如替换成0。选定所有的缺考科目，然后在编辑栏里输入0，按CTRL+回车键，那么所选的空白单元格都会被数字0替换。然后采用“数据”菜单中筛选命令里的“高级筛选”命令把需要参加补考的学生及补考科目筛选出来。
第一步，制作一张筛选条件表。 筛选条件表中，第一行是标题行，其中，单元格的内容是筛选条件（字段），可以直接用复制命令把成绩单中的标题行复制到原表的下方空白处， 标题行下面是条件参数，该表中是根据“语文”、“数学”、“英语”、“解剖”、“生理”五个字段，条件值都是“<60”，各条件间的逻辑关系是“或”，所以创建的条件区域如下表：
第二步，选中原工作表全部或部分，但必须包含标题行。然后单击“数据”菜单“筛选”中的“高级筛选”。
第三步，设置"高级筛选"对话框。
“方式”选项区， 选中“在原有区域显示筛选结果”单选框，筛选结果在原位显示（即隐藏不符合筛选条件的记录）； 选中单选框，筛选结果将复制到指定区域（生成一个新表格）。“列表区域”指：原工作表中需要筛选的表格区域。“条件区域”指：筛选条件表区域。在该表为了保留原成绩单的完整，选择“将筛选结果复制到其它区域”，“选择不重复的记录”复选框，选中，则筛选结果中不包含重复的记录。
单击“高级筛选”对话框的“确定”按钮，筛选结果即可显示。不需要参加补考的学生不会显示出来。
经过多年的工作实践，对不同软件的使用比较，借助于EXCEL的强大功能、易学易用的界面，能够让教师方便快捷、准确无误地对成绩数据进行分析、计算，轻松地完成繁重的工作，对班级的教学质量数据也一目了然，彻底告别了那些眼花缭乱的繁杂统计工作，提高了工作效率，调动了老师们的工作积极性，也提高了学生们的进取心。 |
