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浅谈高校二级学院教学档案管理的现状及对策 |
| 时间：2014-1-7 16:33:23 来源： 点击：1507 |
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摘要：随着高等教育教学工作的蓬勃发展，高校二级学院教学档案的管理尤为重要，本文就教学档案的重要作用及管理现状进行了多方面分析，进而提出了加强二级学院教学档案管理的对策和建议。
关键词： 二级学院 教学档案 对策和建议
教学档案是二级学院教学活动直接的原始记录，是在教学过程中形成的系统而完整的历史资料，是日后进行教学改革和教研活动的基础资料，是研究和处理问题的原始证据，同时也是高校教学评估的重点检查项目。加强二级院校教学档案的管理，建立健全的教学档案，对于提高教学水平，进行客观的教学评价，有效地监督教师及教学管理人员都有重要的意义。因此，高校二级学院不仅要重视教学工作，而且也要把记录其中心活动的教学档案放在及其重要的地位。但是就目前来看，高校二级院校的教学档案管理工作开展得并不尽如意。本文就二级学院教学档案管理的重要作用及现状进行分析，进而提出了相应的对策和建议。
一、教学档案的重要作用
（一）为提高教学质量，加强教学管理提供参考价值
高等院校的中心任务是教学，而其真实记录的教学档案，详细、真实地展现了教学工作的全貌。院系领导借助已分类的教学档案，研究教学内容，总结教学经验，改革教学方法，为日后的教学活动提供借鉴和分析，从而才可能提高教学质量。此外，教学规划的制订和完善、专业和课程的设置、教材的选择和使用也需要从教学档案中去寻找依据，这些依据直接影响到教学活动的成败和教学质量的优劣。因此，教学档案在教学管理中有着非常重要的作用和意义。
（二）能为开展教学评估、规范办学提供重要材料
高等院校评估是一项促进高等教育质量提高的长效机制, 是国家对高等教育进行宏观管理的有效措施。任何一所高校要接受本科教学工作水平评估，无论是评估的程序，还是各级指标体系的数据结论，其支撑材料都离不开二级学院原始的教学档案信息。如果没有这些真实可靠的档案和数据作为依据, 再好的自评报告也会显得空洞乏力，就难以在评估专家面前准确地阐清历史事实，分析学校的过去和现状，难以科学地总结历史发展规律，评估工作就难以进行。因此齐全、完整的教学档案是学校顺利通过教学评估的必要条件, 它将直接影响到学校教学评估的结果，是高等院校教学评估的基础和依据。
（三）能为考核教师工作成绩提供重要依据
作为督查教学活动、规范教学行为主载体的教学档案，客观地记录了教师教学活动的历史情况，反映了教师的执教态度、行为和水平，如授课计划、教案讲搞，试卷批阅，及学生评教等等，这些都是真实的原始材料，是检验教师是否在按照教学基本要求严谨治学、是否在自己的专业领域中不断拓展与提高等重要作用。因此教学档案为考核教师知识水平和业务能力提供重要依据，建立了教学档案可使考核消除“口与无凭”的障碍，使之有凭有据。
（四）为领导制订科学决策，开展各项工作提供参考和咨询
教学档案以知识载体的形式凝结着广大教师从事教学活动成功的经验和失败的教训，记载了教师和教学管理人员在教学过程中不断探索形成的最新教学研究成果。它收集了历年的教学计划、教学大纲、教学文件、合作办学、各种类型的教学会议、教材建设一体化方案等等，这些档案可以为领导进行科学决策，开展各项工作提供比较详尽的参考依据和咨询材料。二级学院的教学档案是一个学院教学活动的一部历史，借助它，帮助人们了解过去的历史，认清现状，开拓视野，预见未来，从中寻求学校发展的基本过程和规律，作出切实可行的科学决策，促进学校工作的发展。
二、二级学院教学档案管理的现状
教学档案在学校工作中的作用如此重要，但就目前状况而言，大多数高校的教学档案，尤其是二级学院的教学档案管理还存在着不少问题，发展还不完善，具体表现如下：
（一）院系领导对教学档案的重视不够，教职工档案意识淡薄
有的院系领导只重视教学工作和其他管理工作，而对发展基础之一的教学档案的管理，不论在管理系统的设计、现代化档案管理条件的完善，还是在专兼职人员的配置和培训方面，都较少列入领导的议事日程。另外，许多教学科研人员对档案管理工作认识不清，甚至对教学文件材料的归档持抵触态度，认为教学科研成果是自己花费大量精力创造出来的，是自己在教学过程中产生的，应由自己保管；有的怕存档后丢失或使用不便，不如自己保管，导致部分教学档案被教师或教研室、实验室分散保管，因此无法保证教学档案的齐全和完整。
（二）院系教学档案管理规章制度不健全
教学档案管理是一项技术性、专业性很强的工作，应当有相应的技术规程来规范它。高校二级学院的档案管理工作一般情况下起步较晚，缺乏系统的规划、管理制度和工作细则，导致教学档案的形成、收集、分类、整理以及归档程序处于比较混乱的局面。另外尽管有的院系有一些档案管理制度，但归档范围中的内容过于抽象：只大致规定了一些需要归档的材料内容，而没有关于归档的时间要求和奖罚措施，档案材料的形成对象和移交对象不够明确，这种归档制度，实际上是一纸空文，没有真正意义，引不起执行者的高度重视，从而造成档案的收集不全，档案材料质量不高的现象。
（三）教学档案管理人员不稳定，缺乏专业队伍
要做好教学档案管理工作，需要一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。但目前多数二级学院的教学档案管理由教学秘书兼任，他们大多数未接受过专业知识的培训，主要精力集中于教学管理和日常事务，档案意识和档案管理水平不高，缺乏档案工作者必备的基本理论知识和专业技能，在实践中必然会使归档文件材料的质量难以保证。另外，由于教学秘书的工作繁杂，压力大，收入不高，工作很不稳定，经常面临工作变动，如调离、晋升、退休以及精简机构、压缩编制等，从而影响教学档案的连续性、完整性、系统性，也严重影响了高校档案事业的健康发展。
（四）教学档案材料管理手段落后，数字信息化水平偏低
21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。可是目前多数二级学院的教学档案管理现代化手段还处于起步阶段，计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低，档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下，不能适应高校本科教学评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。同时由于现代化水平不高，档案的文件级目录及文件的重要内容未能录入计算机，增加了档案检索的难度，致使档案利用耗时长、查准率与查全率较低，难以适应现代教学和教育事业发展的需求。随着高校规模的扩大、层次的提高，生成的教学档案数量成倍增加，如果不利用现代化手段，就很难适应形势发展的新要求。
三、措施与对策
要发挥二级学院教学档案管理的潜在价值，必须加强管理。针对目前二级学院教学档案管理所存在的问题，笔者认为主要采取以下的措施与对策：
引起领导重视，加强全院教职工的教学档案管理意识
高校二级学院教学档案的质量取决于领导对它的重视程度。作为院系领导，首先要克服档案人员和档案管理工作可有可无的思想，要把其真正纳入学院教学工作计划，列入主管领导议事日程，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓，并列入相关人员的职责范围。重视档案人员的配备，保持管理队伍的相对稳定性。增加投入，改善档案保管的条件，及时研究和解决教学档案管理工作中存在的问题。档案管理人员应转变观念，树立全新的服务意识。积极主动地想办法，创造性地开展工作，主动寻求教学和科研工作者的理解和支持，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高教学档案的服务水平。学院其他人员应对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系，要在全院范围内全面深入反复地进行教学档案工作意识的教育，增强领导和广大教职工的档案意识和档案法制观念。
（二）建立和完善教学档案管理制度，提高管理质量
二级学院应依照《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规，制定相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、档案保管借阅制度以及立卷归档的程序等做出明确的规定；对教学档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，制定相应的教学档案管理责任制，不仅相关领导要承担相关责任，还要让院系所有的教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交教学档案员统一汇总后存档；学校档案部门要加强对院系档案工作的指导与业务的培训，定期开展对基础档案工作的督查，建立一套科学、合理、严密、规范的管理制度，促进院系教学档案工作的规范化建设。
稳定教学档案管理人员队伍，提高业务素质
学院领导要将教学档案员的工作成绩与待遇结合起来，调动他们的工作积极性。在继续教育、职称评定、提高学历层次等涉及兼教学档案员的切身利益的问题上给他们提供条件，激发他们对档案工作的热情，也能使教学档案员安心从事档案工作，维护档案员队伍的稳定。档案管理人员的素质直接关系到教学档案工作质量，档案部门要做好对兼职档案员的业务知识和业务技能等方面的培训，使其具备一定的档案专业知识，在实际工作中能够较好地完成档案收集、整理、保管和提供利用等能力。另一方面，兼职档案员要加强自身的业务学习，不断拓展自己的业务知识，努力学习和掌握办公自动化和档案管理现代化的相关知识和技术。只有这样才能更好地完成学院各类档案的收集、整理等相关的工作任务，更好地为高校的发展建设服务。
（四）加强教学档案的数字化和网络化建设，不断提高服务质量
目前计算机的广泛应用和互联网的高速发展，促使档案管理也要跟上时代的步伐，必须积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，打破纸质档案一统天下的局面，逐步形成纸质档案、声像档案、电子档案并存的新格局，利用新技术和手段管理档案是档案事业发展的必然趋势，也是提高档案管理水平和档案管理工作的一项重大措施。
教学档案管理人员要认真学习现代化技术设备知识和先进管理软件知识，熟练掌握适应档案工作需要的计算机、扫描仪、打印机、刻录机等硬件设备的操作技术，以保证档案信息化建设的实施，提高档案信息服务的质量
综上所述，二级学院的教学档案是高校档案工作的中心工作，是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。只有做好了教学档案的管理，才能真正地服务于教学工作，体现出教学档案的价值，所以不管是院系领导，档案工作者，还是一线教师都应重视教学档案的管理工作，让其在高校教学改革和教学发展中发挥信息资源的作用，使得教学档案管理能够更好地为高校教学管理服务。
参考文献
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