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加强科学创新推进档案工作新跨越 |
| 时间：2014-2-10 16:37:26 来源： 点击：1601 |
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摘 要：结合本单位档案管理实际，提出档案管理新思路，对档案编研、标准化、网络化等进行了探讨，以求档案工作向深度发展，提升服务科研的工作质量，为科研生产提供有效服务保障。
推进档案工作新跨越。
关键词：档案管理；编研；数字化；标准化
在企事业单位几十年的建设和发展中，尤其是在产品研制过程中，形成了大量的科技档案信息资源，这些宝贵的资源是产品研制、项目研究、科学管理等各项工作的依据和科研创新的基础，是企事业单位重要的技术储备。档案工作也由最初的保管型、被动型向档案工作自动化、数字化发展。近年来，随着网络技术的普及，档案工作者的作用得到了进一步的发挥，档案工作的技术含量和技术层次有了很大的提高，科技档案工作成为了产品研制和科研工作的助推剂。
1加强科技档案业务工作，构筑标准化新平台
1.1档案管理要标准化
档案信息管理标准化、规范化是企业档案管理现代化的前提条件，其内函包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施，一是要做好档案程序的标准化，既各类档案的管理内容、工作流程和质量要求标准化。档案部门要完善各类档案管理标准制度，如档案归档范围，电子档案存储、安全的规定等，通过档案管理程序的标准化，为档案的著录、档案管理数据库的建立打好基础。二是做好计算机辅助管理档案软件的标准化，数字化档案馆是以规范的数据结构、协调的系统功能整合和数据集成、一致的网络化应用为基础，而标准化就是其根本。建立可以共享的统一数据管理机构，建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。
档案标准化体现在档案管理的整个环节之中，是衡量档案管理水平的标尺，是实现档案管理由经验型管理向研究型管理转变的重要基础，因此，必须遵循国家和行业现有的法令、规范和标准，如《产品定型电子文件要求》、《产品CAD文件管理规定》、《档案著录细则》、《产品档案管理办法》、《档案分类法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》、以及《档案主题标引规则》等一系列标准。做好档案信息标准化工作，为进一步提高档案管理水平和科研服务质量提供保证。
1.2做好档案基础工作，与科研并行做到“四同步”
科技档案的完整、准确、系统是衡量其质量的关键内容，要做到这些，必须从技术文件材料的形成、积累抓起，必须把技术文件材料的形成、积累、归档纳入科研和生产的工作计划中，把“三纳入”“四参加”“四同步”的制度融入到各项管理工作中去，把档案工作纳入科研生产管理制度，纳入科研生产年度计划、科研工作程序，纳入各有关人员的岗位职责。参加科研例会、工程竣工验收、设备开箱和科研成果鉴定、产品设计定型研制阶段评审等重大科研活动。下达科研计划时，同时下达档案归档计划；检查科研工作进度时，同时检查档案的归档情况；总结科研型号任务时，同时总结科研任务研制图纸、文件的归档情况；课题结题和成果评审时，同时检查资料是否进行归档，努力做到“四同步”。
档案部门应紧跟科研生产任务，把科技档案工作尽可能纳入科研生产任务中，做到与之同步，最大程度发挥其应有作用。只有真正实行“三纳入”、“四参加”和“四同步”，科技档案的质量才有保证，才能做到既是科研工作的一部分，又能更好、更有效的为科研生产提供利用。
1.3做好档案信息化工作，深入开展数字档案馆建设
目前，档案信息自动化系统从总体上看处于向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是我们档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。
数字档案馆是一个跨越空间的档案信息资源集成。主体是基于网络的共享数据库系统，它突破了馆与馆之间的物理界限，将分散在不同物理位置、不同载体上的信息连接起来，向用户提供方便快捷在线信息服务。企业信息化应用模式已经步入了企业战略协同系统应用阶段，它可以最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。目前，传统编目式的管理已经不能适应现在信息数据库的要求，必须以科研生产和科研项目的重要节点为数据库的节点，充分扩大利用管理系统，使档案管理这个系统工程在科研生产和科研项目研究中发挥作用，体现价值。
数据库的含义是依托先进的信息技术对技术资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的是统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。本单位数字档案馆的定位暨价值取向是：数字档案馆包括服务数字化和业务职能信息化，实现了数字化存储、维护、传输和提供利用，同时实现了文档接收、征集、整理、著录、编研及维护、保管、迁移等各项工作的信息化。
2 深化科技档案编研工作，提升科研服务质量
档案信息蕴含着巨大的价值，然而很多却是潜在的、无形的。档案的价值能否实现，档案的社会效益和经济效益发挥的如何，与档案资源开发利用的程度密切相关。只有通过对档案信息资源进行深层次的加工，才能让档案信息的价值最大限度地发挥作用。
2.1加强档案编研的针对性和实用性
档案信息的编研要有针对性和实用性，要围绕科研任务及长远规划进行选题，针对科研生产发展中的热点、难点开展编研工作，要使编研成果真正发挥其为科研生产和经营管理服务的作用。编研要求档案人员要深入基层，主动去了解科研生产动态，及时与科研人员沟通，了解科研需求。根据客观实际的需要，按照一定选题，对科技档案进行分析研究，力求编研科学，贴近现实、内容新颖，人无我有，并通过有效的传播渠道，提供给科研生产服务。
2.2编研方式应力求多样性
传统的档案编研一般主要着眼于纸质文件材料，最终形成的编研成果也以纸质材料为主，编研成果形式表现单一。随着信息技术的飞速发展，利用先进的网络技术将声像档案、图片档案、文字档案有机的整合起来，编研出形式更加丰富多样的多媒体编研成果，不但能提高编研成果的生动性、形象性，使编研成果更具有吸引力、感染力，还能提高编研成果的传播速度和利用范围。多媒体网络技术为档案编研信息立体的、多维的、全方位的呈现给利用者提供了最佳的技术平台，编研人员要转变传统的思维观念，从单纯的文字编研的过度充分利用多种介质的档案载体，用形式多样的编研产品来服务于企业的科研生产和经营管理。
档案现代化管理是档案工作的一个必然趋势，档案现代化及网络管理能弥补档案编研成果形式上的单一性。档案部门应推广先进的科学的管理手段和方法，使档案更快捷、生动、形象、直观准确地反映企业的发展面貌，并以更完善的服务方式提供给用户，并逐步发挥信息网络的作用，建立全文光盘数据库、数字档案馆，通过信息网络查阅所需的档案信息，通过网络平台发布最新档案信息，主动为用户服务，最大限度地满足研究人员对各种档案资源的需求，提高档案工作质量和服务水平 |
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